Welche Dokumente gehören in eine Notfall-Dokumentenmappe?

In eine Notfall-Dokumentenmappe gehören: Personalausweis/Reisepass (Kopien), Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Impfausweise, wichtige Versicherungsunterlagen (Kranken-, Haftpflicht-, Hausratversicherung), Grundbuchauszüge oder Mietverträge, Fahrzeugpapiere, Bankverbindungen und Vollmachten, Testament und Patientenverfügung, sowie eine Liste mit Notfallkontakten. Bewahre Originale und Kopien getrennt auf.

Wie bewahre ich wichtige Dokumente sicher auf?

Wichtige Dokumente solltest du mehrfach sichern: Originale in einem feuerfesten Dokumentensafe oder Bankschließfach aufbewahren, beglaubigte Kopien in einer wasserdichten Notfallmappe zu Hause griffbereit haben, und digitale Scans verschlüsselt in der Cloud oder auf einem USB-Stick speichern. Die Notfallmappe sollte leicht zugänglich sein, falls du schnell evakuieren musst.

Brauche ich beglaubigte Kopien für den Notfall?

Ja, beglaubigte Kopien sind empfehlenswert, da sie im Ernstfall eher akzeptiert werden als einfache Fotokopien. Besonders wichtig sind beglaubigte Kopien von Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Scheidungsurteilen und Zeugnissen. Du kannst diese kostengünstig bei Notaren, Gemeindeverwaltungen oder manchmal auch bei Banken erstellen lassen. Für den schnellen Zugriff reichen aber zunächst auch normale Kopien.

Wie oft sollte ich meine Notfall-Dokumentenmappe aktualisieren?

Überprüfe deine Notfall-Dokumentenmappe mindestens einmal jährlich – am besten zu einem festen Termin, z.B. am Jahresanfang oder an deinem Geburtstag. Aktualisiere sie sofort bei wichtigen Lebensveränderungen: Umzug, Heirat, Scheidung, Geburt eines Kindes, neue Versicherungen, Fahrzeugwechsel oder neuen medizinischen Diagnosen. Notiere das letzte Prüfdatum auf der Mappe, damit du den Überblick behältst.

Wichtige Dokumente sichern – Dokumentenmappe für den Notfall anlegen

Warum eine Dokumentenmappe für den Notfall unverzichtbar ist

Stell dir vor: Ein Brand, eine Überschwemmung oder eine plötzliche Evakuierung – und du hast nur wenige Minuten Zeit, dein Zuhause zu verlassen. Was nimmst du mit? Neben deiner Familie und Haustieren sind es vor allem wichtige Dokumente, die im Ernstfall über vieles entscheiden können: Identitätsnachweis, Versicherungsansprüche, medizinische Versorgung, Zugang zu Bankkonten.

Ohne die richtigen Unterlagen wird der Wiederaufbau nach einer Krise deutlich schwieriger und langwieriger. Versicherungen zahlen nicht ohne Nachweise, Behördengänge werden zum Marathon, und im schlimmsten Fall kannst du deine Identität nicht belegen.

Eine gut organisierte Notfall-Dokumentenmappe ist deshalb eine der wichtigsten Vorsorgemaßnahmen – und dabei relativ einfach umzusetzen. In diesem Artikel erfährst du, welche Dokumente du brauchst, wie du sie richtig aufbewahrst und wie du sicherstellst, dass du im Notfall schnell Zugriff darauf hast.

Welche Dokumente gehören in die Notfallmappe?

Die folgende Checkliste hilft dir, alle wichtigen Unterlagen zusammenzustellen. Du musst nicht alles auf einmal erledigen – fang mit den wichtigsten Dokumenten an und ergänze nach und nach.

Persönliche Identifikation

Personalausweis oder Reisepass (Kopie, besser: beglaubigte Kopie)
Geburtsurkunden aller Familienmitglieder (Kopie)
Heiratsurkunde, Scheidungsurteil, Sterbeurkunde (falls zutreffend)
Führerschein (Kopie)
Aufenthaltsgenehmigung, Arbeitserlaubnis (falls zutreffend)

Praxistipp: Bewahre die Originale an einem sicheren Ort auf (z.B. Bankschließfach oder feuerfester Safe) und pack beglaubigte Kopien in deine Notfallmappe.

Gesundheit und Medizin

Impfausweise aller Familienmitglieder
Medikamentenliste mit Dosierungen und verordnenden Ärzten
Allergiepass, Diabetikerausweis oder andere wichtige Gesundheitsdokumente
Krankenversicherungskarte (Kopie)
Kontaktdaten von Hausarzt, Fachärzten, Apotheke
Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht (falls vorhanden)
Blutgruppe und wichtige Diagnosen notieren

Diese Unterlagen können im Notfall lebensrettend sein, besonders wenn du bewusstlos bist oder niemand deine medizinische Vorgeschichte kennt.

Finanzielle Unterlagen

Bankkontoinformationen: IBAN, BIC, Bankname, Kontonummer
Kreditkartendaten: Nummer, Sperrhotline
Versicherungspolicen: Kranken-, Haftpflicht-, Hausrat-, Kfz-Versicherung
Kontaktdaten deiner Bank und Versicherungen
Liste digitaler Konten: PayPal, Online-Banking-Zugänge (aber KEINE Passwörter!)
Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer

Wichtig: Notiere NIEMALS PIN-Codes oder Passwörter in der Dokumentenmappe. Schreibe nur Kontaktdaten und Nummern auf, die du für eine Kartensperrung oder Kontaktaufnahme brauchst.

Wohnen und Eigentum

Mietvertrag oder Grundbuchauszug
Wohngebäudeversicherung (bei Eigentum)
Fahrzeugschein und Fahrzeugbrief (Kopie)
Kaufverträge für wertvolle Gegenstände (Schmuck, Elektronik, etc.)
Fotos deines Hausrats für die Versicherung (digital oder Ausdruck)

Nach einem Brand oder Wasserschaden brauchst du diese Dokumente, um gegenüber der Versicherung nachzuweisen, was verloren gegangen ist.

Rechtliches und Sonstiges

Testament und Erbschein (Kopie)
Vollmachten: Vorsorgevollmacht, Generalvollmacht, Kontovollmacht
Notfallkontakte: Familie, enge Freunde, Nachbarn
Haustier-Dokumente: Impfpass, Chip-Nummer, Foto
Wichtige Passwörter-Hinweise (z.B. “Passwort-Manager auf USB-Stick XY”, aber keine Klartext-Passwörter!)

Digitale Sicherung

Ergänzend zur physischen Mappe solltest du alle Dokumente auch digital sichern:

Scannen aller Dokumente in hoher Auflösung (mindestens 300 dpi)
Verschlüsselte Speicherung auf einem USB-Stick oder externer Festplatte
Cloud-Backup: Nutze verschlüsselte Cloud-Dienste (z.B. Tresorit, Cryptomator mit Dropbox)
Passwortschutz: Alle digitalen Kopien sollten passwortgeschützt sein

Wie bewahre ich die Dokumentenmappe richtig auf?

Die beste Dokumentensammlung nützt nichts, wenn sie im Brandfall verbrennt oder bei einer Überschwemmung durchnässt wird. Hier sind die wichtigsten Tipps zur sicheren Aufbewahrung:

Physische Aufbewahrung

1. Wasserdichte Dokumententasche Investiere in eine hochwertige, wasserdichte Dokumententasche oder -box. Achte auf:

Wasserdichtigkeit (IP67 oder höher)
Robustes Material
Leicht zu tragen (für schnelle Evakuierung)
Durchsichtige Fächer für Übersichtlichkeit

2. Feuerfester Dokumentensafe Für Originale ist ein feuerfester Safe ideal:

Feuerbeständigkeit mindestens 30-60 Minuten bei 800-1000°C
Mit Schloss oder Code gesichert
Fest verankert oder schwer genug, um nicht einfach mitgenommen zu werden

3. Mehrere Standorte Verteile deine Dokumente strategisch:

Zuhause: Notfallmappe mit Kopien, griffbereit, aber sicher verwahrt
Extern: Originale im Bankschließfach oder bei Vertrauenspersonen
Digital: Verschlüsselte Kopien in der Cloud und auf USB-Stick

Zugänglichkeit im Notfall

Deine Notfallmappe sollte:

Leicht erreichbar sein (nicht im Keller oder auf dem Dachboden)
Allen Familienmitgliedern bekannt sein
Mit der Bug-Out-Bag zusammen aufbewahrt werden
Regelmäßig geprüft werden (einmal jährlich)

Überlege dir einen festen Platz, z.B. im Flurschrank neben der Haustür oder unter dem Bett – irgendwo, wo du sie auch nachts im Dunkeln schnell findest.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Dokumentenmappe anlegen

Schritt 1: Checkliste erstellen

Geh die obige Liste durch und markiere, welche Dokumente für dich relevant sind. Jede Familie ist anders – nicht alle brauchen die gleichen Unterlagen.

Schritt 2: Dokumente sammeln

Sammle alle Originaldokumente an einem Ort. Das kann ein paar Tage dauern, wenn du manche erst anfordern musst (z.B. Geburtsurkunden vom Standesamt).

Schritt 3: Kopieren und beglaubigen lassen

Erstelle Kopien aller wichtigen Dokumente
Lass besonders wichtige Unterlagen beglaubigen (Notar, Gemeinde, Bank)
Scanne alle Dokumente in hoher Qualität ein

Schritt 4: Sortieren und beschriften

Organisiere die Dokumente in Kategorien:

Persönliche Dokumente
Gesundheit
Finanzen
Wohnen/Eigentum
Sonstiges

Nutze durchsichtige Klarsichthüllen oder beschriftete Umschläge für schnellen Zugriff.

Schritt 5: Sicher aufbewahren

Pack die Kopien in eine wasserdichte Dokumententasche und stelle sie an einen zugänglichen, aber sicheren Ort. Originale gehören in den Safe oder ins Bankschließfach.

Schritt 6: Digitale Sicherung

Speichere die Scans verschlüsselt auf mehreren Medien:

USB-Stick in der Dokumentenmappe
Zweiter USB-Stick extern (bei Vertrauensperson)
Verschlüsselte Cloud

Schritt 7: Regelmäßig aktualisieren

Setze dir einen jährlichen Erinnerungstermin, um die Mappe zu überprüfen und zu aktualisieren.

Notfallkontakte und Passwortmanagement

Notfallkontakte

Erstelle eine Liste mit den wichtigsten Telefonnummern, falls dein Handy nicht verfügbar ist:

Familie und enge Freunde
Hausarzt, Kinderarzt
Versicherungen (mit Policennummern)
Bank (mit IBAN und Sperrhotline)
Arbeitgeber
Notfalldienste (Feuerwehr, Polizei, Gift-Notruf)

Laminiere diese Liste oder pack sie in eine Klarsichthülle.

Passwortmanagement im Notfall

Passwörter gehören NICHT in Klartext in die Dokumentenmappe. Stattdessen:

Nutze einen Passwort-Manager (z.B. Bitwarden, 1Password, KeePass)
Hinterlege das Master-Passwort bei einer Vertrauensperson oder in einem versiegelten Umschlag im Safe
Erstelle eine Notfallwiederherstellungs-Option in deinem Passwort-Manager
Notiere nur Hinweise wie “Passwörter in Bitwarden, Notfallzugang über E-Mail bei Provider X”

Sonderfälle: Was brauche ich noch?

Für Familien mit Kindern

Geburtsurkunden aller Kinder
Sorgerechts- oder Vormundschaftsdokumente
Schulzeugnisse und Bildungsnachweise
Allergien und chronische Erkrankungen der Kinder

Auch dein Bug-Out-Bag sollte wichtige Dokumentenkopien enthalten, damit du bei schneller Evakuierung handlungsfähig bleibst.

Für Selbstständige

Gewerbeanmeldung
Handelsregisterauszug
Steuernummer und Umsatzsteuer-ID
Wichtige Verträge mit Kunden oder Lieferanten
Backup der Buchhaltung

Für Haustierbesitzer

Impfpass mit allen Impfungen
Chip-Nummer und Registrierung
Foto des Tieres (für Vermisstenmeldung)
Tierarzt-Kontaktdaten
Tierkrankenversicherung

Für chronisch Kranke

Detaillierte Medikamentenliste mit Wirkstoffen
Behandlungspläne
Arztbriefe und Diagnosen
Kontaktdaten von Fachärzten
Notfallmedikation und Anwendungshinweise

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Alles an einem Ort aufbewahren Wenn das Haus abbrennt, sind alle Dokumente weg. Lösung: Mehrere Standorte nutzen.

Fehler 2: Keine digitale Sicherung Physische Kopien können beschädigt werden. Lösung: Immer auch digital sichern.

Fehler 3: Passwörter im Klartext notieren Ein Sicherheitsrisiko. Lösung: Passwort-Manager nutzen und nur Hinweise notieren.

Fehler 4: Veraltete Dokumente Nach einem Umzug oder Jobwechsel sind alte Adressen nutzlos. Lösung: Jährlich aktualisieren.

Fehler 5: Niemand weiß Bescheid Im Notfall hilft die beste Mappe nichts, wenn keiner weiß, wo sie ist. Lösung: Familie informieren.

Fehler 6: Zu viele Originale mitnehmen Originale sollten sicher bleiben, Kopien reichen meist. Lösung: Nur Kopien in die Notfallmappe.

Rechtliches: Was gilt bei beglaubigten Kopien?

Beglaubigte Kopien haben in Deutschland eine besondere rechtliche Bedeutung. Sie bestätigen, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Beglaubigungen können durchführen:

Notare (kostenpflichtig, ca. 10-20 € pro Dokument)
Gemeindeverwaltungen (oft günstiger)
Banken (für eigene Zwecke, nicht immer öffentlich anerkannt)
Behörden (je nach Dokument)

Beglaubigte Kopien werden oft verlangt bei:

Behördenanträgen
Versicherungsansprüchen
Gerichtsverfahren
Erbangelegenheiten

Für den reinen Notfall-Zugriff reichen aber auch normale Kopien – Hauptsache, du hast überhaupt etwas griffbereit.

Checkliste: Ist meine Dokumentenmappe vollständig?

Fazit: Eine kleine Maßnahme mit großer Wirkung

Eine Notfall-Dokumentenmappe anzulegen, kostet dich vielleicht einen Nachmittag Zeit – aber im Ernstfall kann sie dir Wochen oder Monate an Stress und bürokratischem Chaos ersparen. Du brauchst keine teure Ausrüstung, sondern vor allem Struktur, Übersicht und Mehrfachsicherung.

Fang heute damit an: Schnapp dir eine leere Mappe, drucke die Checkliste aus und sammle Schritt für Schritt die wichtigsten Dokumente. Deine zukünftige Ich – und deine Familie – werden dir dankbar sein, wenn du vorbereitet bist.

Krisenvorsorge bedeutet nicht Paranoia, sondern Verantwortung. Und mit einer gut organisierten Dokumentenmappe hast du bereits eine der wichtigsten Grundlagen gelegt.